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Transformation numérique, dématérialisation, archivage électronique… Ceux-ci font désormais partie du vocabulaire de l’entreprise. La gestion électronique de documents (GED) révolutionne les process traditionnels pour permettre une meilleure exploitation ainsi qu’une visibilité accrue des flux documentaires. Gain d’efficacité, sécurité des informations, réduction des coûts : découvrez les avantages pluriels de la gestion électronique de documents.
La gestion documentaire
La vie de l’entreprise est rythmée par un ballet incessant de commandes, de factures et autres documents formant une avalanche de papiers qu’il faut répertorier, classer et archiver. La gestion de ces documents papiers implique une organisation rigoureuse très chronophage qui se répercute sur la productivité de l’entreprise.
Avec l’avènement des outils numériques, la gestion documentaire a franchi un palier décisif pour devenir un levier d’efficacité et de performance. Les solutions de gestion documentaire rendent aujourd’hui beaucoup moins handicapante l’exploitation des documents et fichiers, lesquels circulent plus sans se perdre en chemin.
La mise en place d’un outil de GED suppose en amont la numérisation et l’archivage électronique des documents papier. Cette étape, délicate, vise à rendre plus fluide la consultation et le partage de documents tout en facilitant leur traçabilité.
Les avantages de la GED
Grâce à une solution de GED, l’information est rendue accessible à tout moment par tous vos collaborateurs, ou par les personnes à qui vous avez autorisé l’accès. Le classement automatique permet de trouver instantanément l’emplacement d’un fichier, ce qui réduit considérablement le temps consacré à la recherche des documents.
De plus, la communication interne s’en trouve renforcée : les différents services de l’entreprise travaillant sur les mêmes documents et non sur plusieurs versions distinctes.
Par ailleurs, recourir à un outil de GED demeure le meilleur moyen de garantir la sécurité de vos documents. Les systèmes électroniques de gestion de documents établissent un contrôle amélioré des fichiers via les droits d’accès des utilisateurs. Chaque document consulté, modifié ou partagé est enregistré et répertorié afin de faciliter sa traçabilité ou son contrôle ultérieur.
Sur le plan financier, l’utilisation d’un outil de GED offre une réduction des coûts jusqu’à 90 %. La gestion de documents papier induit des coûts matériels et logistiques non négligeables : encre, papier, espace de stockage, etc. Avec une solution GED et le stockage virtuel des fichiers, ces contraintes n’existent pas. Sans parler du gain écologique lié à l’absence de format papier.
Enfin, une solution de GED s’avère un excellent outil pour votre service client : vos prospects et clients ayant la possibilité de consulter les informations qui les intéresse à n’importe quel moment.