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L’organisation d’un déplacement professionnel est loin d’être une promenade de santé. En effet, il y a une foule de choses auxquelles il faut penser. Il est donc facile de s’y perdre et de compromettre l’objectif du voyage.
L’expérience et le savoir-faire au service du voyageur d’affaires
La préparation d’un voyage professionnel comporte diverses tâches compliquées et chronophages. Entre les formulaires administratifs, la réservation des billets d’avion, de train et d’hébergement, les documents de travail, les effets personnels, il y a quoi être débordé. Faire appel à un professionnel est la solution idéale pour l’organisation d’un voyage d’affaires. En effet, cela permet de bénéficier d’une expérience et d’un savoir-faire éprouvé.
Une agence spécialisée dans les déplacements d’affaires dispose d’un large réseau, ce qui lui permet d’obtenir des prix préférentiels auprès des compagnies de transport, et qu’elle répercute dans sa facture. Une telle agence est également en mesure d’assurer des prestations sur-mesure en amont et en aval d’un voyage professionnel, et s’engage à se conformer à la politique de voyage de l’entreprise cliente.
Recourir aux services d’une agence de voyage spécialisée représente un gain de temps considérable. Ce professionnel prend en charge le dossier dans sa globalité, notamment les démarches administratives obligatoires lorsqu’il s’agit de se rendre à l’étranger. Toujours à l’écoute de ses clients, elle lui dispense des conseils pratiques pour le bon déroulement du voyage. La plupart du temps, elle met à leur disposition des applications permettant de connaître les détails de l’itinéraire, d’être informé sur les retards et les annulations de vols, de s’informer sur les grilles tarifaires des bagages, de connaître les précautions à prendre en matière de santé ou recevoir les prévisions météorologiques.
Les critères de sélection d’une agence spécialisée dans les déplacements d’affaires
Le choix d’une bonne agence de voyage d’affaires est vital pour les entreprises ayant des assises à l’international ou comportant une équipe de commerciaux très mobiles. Pour s’assurer de la compétence d’une agence, il existe des classements permettant d’avoir une idée de la réputation et de la crédibilité de son interlocuteur. Il ne faut cependant pas hésiter à se reposer sur des méthodes plus traditionnelles comme le partage d’expérience avec les directeurs administratifs et financiers d’autres entreprises ou se renseigner sur les forums de discussion.
Une bonne agence de voyages d’affaires doit également se montrer disponible et faire preuve de sens de l’initiative. Pour jauger les qualités d’un professionnel, il est recommandé de se renseigner sur les moyens mis à disposition des clients pour signaler un problème et sur les ressources disponibles pour résoudre ce problème à distance et rapidement.